گزارش یکی از شیوه‌های اطلاع‌رسانی است که امروزه در زمینه‌های مختلف کاربرد دارد. گزارش‌دهی و نوشتن یک گزارش کامل و خوب، آسان‌ترین، کم هزینه ترین و مطمئن ترین راه انتقال اطلاعات است. بسیاری از افراد از ساختار و ویژگی‌های یک گزارش خوب و اهمیت آن آگاه نیستند. انواع مختلف گزارش وجود دارد اما همه‌آنها دارای ساختار و ویژگی‌های مشترک هستند. باتوجه به اینکه یک گزارش که مبنای تصمیم‌گیری مدیران و مسئولان سازمان‌ها و مؤسسات است، توجه به ساختار و ویژگی‌های آن ضروری است. در این مطلب ساختار و ویژگی‌های یک گزارش خوب و مبسوط را بیان می‌کنیم:
ساختار یک گزارش خوب
یک گزارش خوب و مبسوط شامل موارد زیر است که هرکدام باید باکیفیت خوب نوشته بشوند. درواقع یک گزارش زمانی خوب است که چهار مورد زیر را درکنارهم داشته باشد.
- عنوان
- مقدمه
- بدنه اصلی یا متن
- نتیجه گیری
عنوان گزارش
عنوان گزارش درواقع موضوع گزارشی است که تهیه کرده اید که نباید زیاد کوتاه و یا زیاد بلند باشد.
مقدمه گزارش
معمولا مدیران و سرپرستان این فرصت را ندارند که تمام قسمت‌های یک گزارش را به‌صورت کامل بخوانند، پس انتظار دارند گزارش‌نویس در یک مقدمه، نظر کلی را در مورد گزارش ارائه دهند و شامل خلاصه‌ای از تمام جنبه‌های موضوع باشد.
مقدمه گزارش باید به گونه‌ای باشد که فرد با خواندن دو سه خط اول بداند موضوع گزارش چیست، به عبارت دیگر مقدمه گزارش باید به‌گونه‌ای شروع شود که خواننده، درجریان موضوع گزارش قرار بگیرد.
مقدمه باید با جمله‌ای شروع شود که بیانگر موضوع گزارش باشد و اینکه چرا تهیه گزارش لازم بوده‌است؟
سه هدف یک مقدمه
- گزارش باید به گونه‌ای مطرح شود که برای خواننده قابل هم و معنی‌دار باشد.
- مقدمه گزارش باید طوری نوشته شود که باعث ترغیب خواننده شود و باعث شود خواننده به موضوع علاقه‌مند شود.
- مقدمه باید به خواننده بگوید که از گزارش چه انتظارهایی باید داشته باشد.
متن یا بدنه اصلی گزارش
درواقع متن یا بدنه اصلی گزارش، محل ارائه آمارها، داده‌ها و تحلیل و تفسیر آنها، بیان معیارها و اثبات مدعی است. در متن گزارش، باید تمامی اطلاعات مربوط به موضوع به صورت کامل و جامع نوشته بشود.
پایان گزارش
پایان گزارش شامل نتیجه‌گیری، ارائه پیشنهادات و راه‌حل‌ها است.
به طور کلی می‌‌توان گفت آنچه را که می‌خواهید درمتن اصلی بیان کنید، درمقدمه به طور مختصر بیان می‌کنید، درمتن یا بدنه، اطلاعات کامل را ارائه می‌دهید و در نتیجه‌گیری آنچه را که گفته‌اید، بطور مختصر یادآوری می‌کنید.
ویژگی‌های یک گزارش عالی
باتوجه به اهمیت یک گزارش، باید اطلاعات صحیح را ارائه دهد. بنابراین باید مطمئن شد که یک گزارش از کلیه خصوصیات اساسی برخوردار باشد که آن را به یک گزارش خوب تبدیل می کند. یک گزارش خوب باید دارای خصوصیات زیر باشد:
- یک گزارش خوب، باید منعکس‌کننده حقایق باشد و به‌هیچ وجه حاوی اطلاعات اشتباه نباشد. اطلاعات موجود در گزارش باید مبتنی بر واقعیت و دقیق باشد. ازآنجا که تصمیمات براساس اطلاعات گزارش گرفته می‌شود، هرگونه اطلاعات یا آمار نادرست منجر به تصمیم‌گیری اشتباه خواهد شد.
- در یک گزارش خوب فقط باید اطلاعات درست و کافی باشد و از نوشتن مطالب غیرضروری اجتناب کرد. واقعیت‌های ارائه شده درگزارش باید دقیق باشند. واقعیت‌های بی ربط، گزارش را گیج کننده و در تصمیم گیری درست، گمراه کننده است.
- مطالب و اطلاعات باید جدید و به‌روز باشد، لازمه ی یک گزارش مناسب این است که جدید‌ترین اطلاعات و مطالب را داشته باشد و تا حد امکان از به‌کار بردن اطلاعات قدیمی خودداری شود.
- نقل‌قول‌ها باید دقیق و بدون تحریف آورده شود.
- قواعد نگارشی رعایت شود. گزارش خوب عاری از خطا است. هرگونه ساختار نادرست یک جمله ممکن است معنای آن را متفاوت کند و بعضی اوقات ممکن است گیج کننده یا مبهم باشد.
- دخالت ندادن احساسات و سلیقه‌های شخصی درمطالب از نکات مهمی است که برای یک گزارش خوب باید رعایت شود، بنابراین اگر درمتن اصلی و درپایان گزارش توصیه‌هایی ارائه شود، باید بی طرفانه و عینی باشند.
- به مخاطب گزارش توجه کنید. هنگام تهیه هرگونه گزارش، لازم است به شخصی که قصد خواندن آن را دارد، توجه کنید. دانش خواننده و سطح درک آن باید توسط نویسنده گزارش در نظر گرفته شود.
- یک گزارش خوب باید با زبان ساده بیان بشود. گزارش خوب با زبانی ساده نوشته می‌شود وکلمات مبهم و نامشخص به‌کاربرده نمی‌شود.
- وضوح: وضوح گزارش به ترتیب صحیح واقعیت‌ها بستگی دارد. یک گزارش خوب کاملاً واضح است، گزارش‌گر باید هدف خود را روشن کند، منابع خود را تعریف کند، یافته های خود را بیان کند و درآخر توصیه های لازم را ارائه دهد.
- ارائه گزارش نیز عاملی است که باید برای گزارش خوب در نظر گرفته شود. یک گزارش خوب توجه خواننده را به خود جذب می‌کند. ساختار، محتوا، زبان ، تایپ و شیوه ارائه گزارش خوب باید جذاب باشد تا تصویری روشن در ذهن خواننده خود ایجاد کند.اگر قصد دارید یک گزارش خوب و مبسوط آماده کنید، تمامی نکات ذکرشده درمقاله بالا توجه کنید وهنگام نوشتن گزارش به آنها دقت کنید تا بهترین گزارش را ارائه دهید.