در مقاله قبلی درباره اصول گزارش نویسی صحبت کردیم. در این مقاله بیشتر میخواهیم به یکی از اصلی ترین انواع گزارش نویسی یعنی گزارش نویسی اداری بپردازیم. شما در هر اداره یا سازمانی با هر موقعیت شغلی، گاهی لازم است برای بالادست خود یک گزارش اداری بنویسید. قطعاً یک گزارش اداری خوب تأثیر بسزایی در عملکرد و هدایت بهتر اداره و کارکنانش دارد و از همه مهمتر راه پیشرفت و ارتقاء شغلی را برای شما هموار می کند. گزارش اداری به دلیل اینکه برای مدیران یا اداره ای دیگر نوشته می شود از اهمیت بالاتری برخوردار است. گزارش نویسی اداری در هر مکان متفاوت است؛ که به توضیح کامل آن در ادامه می پردازیم.
گزارش نویسی اداری در مأموریت
در اغلب اوقات همه آنچه که در مأموریت برای اداره مهم و ضروری است به صورت یک فرم از پیش تأیین شده به شما داده می شود و کار شما را بسیار آسان می کند. قبل از انتقال دادن و نوشتن هر گزارشی فایل را تا انتها بخوانید. اگر این فرم به صورت فایل برای شما ارسال شد؛ علاوه بر نظم و دسته بندی مطالب و شفاف نویسی به علائم نگارشی و املای صحیح کلمات به خوبی دقت کنید. اگر به صورت برگه های پیرینت شده به شما تحویل داده شد لطفا علاوه بر توضیحات داده شده به زیبا و خوانا نوشتن (بدون خط خوردگی) همچنین تمیز نگه داشتن برگه ها بسیار توجه کنید. به علت اینکه اطلاعات و اخبار ممکن است به فراموشی سپرده شوند حتما گزارش را در حین مأموریت بنویسید.
گزارش نویسی اداری در جلسات
ابتدا نگاهی به صورت جلسه ( شامل موضوع جلسه و همه مسائل مربوط به آن) بیندازید. مشخص کنید در این جلسه در جستجوی چه اطلاعات و اخباری هستید و به صورت نکته برداری یادداشت کنید و در جلسه همراه خود داشته باشید تا چیزی از قلم نیوفتد. به دلیل اینکه در حین جلسه تمام حواستان مشغول نوشتن نباشد و به حضار جلسه بی احترامی نشود؛ پیشنهاد می کنیم از دستگاه صدا ضبط کن یا ضبط صدا تلفن همراه خود استفاده کنید ( دقت کنید صدا ضبط کن در مکانی باشد که صدای حضار به خوبی ضبط شود). نکات مهم و اساسی را کوتاه و مفید یادداشت کنید سپس خودکار را کنار گذاشته و تمام حواستان به صحبت های گفته شده در جلسه جمع کنید. در پایان جلسه برای اثبات ومهر تأیید بر گزارش خود، کپی و یا اصل صورت جلسه (همه آنچه که در جلسه گفته شده و تصمیماتی که گرفته شده به همراه مهر و امضاء تمام حضار جلسه) تهیه کنید. در همان روز کاری صدای ضبط شده را گوش دهید و تمام مسائل گفته شده را یادداشت برداری کنید. در آخر با رعایت اصول صحیح، گزارش خود را بنویسید و همراه صورت جلسه به مدیر خود تحویل دهید.
گزارش نویسی اداری در بازدید (نظارت و بازرسی)
فرقی نمیکند برای بازدید یک کارخانه، نمایشگاه یا اداره ای دیگر بروید. یا اصلا بهتر است بگوییم هیچ فرقی نمی کند برای چه چیزی و چه مکانی گزارش می نویسید؛ حتما در اولین قدم قصد و هدف از تهیه این گزارش را مشخص کنید. به علت دیدن و مشاهده مکان ها، وجود اطلاعات و اخبار در این دسته از گزارش بیشتر است و قطعاً اطلاعات غیر ضروری بسیاری وجود دارد. پس هدف اصلی از تهیه این گزارش را به خوبی بدانید و از اتلاق وقت جلوگیری کنید. در حین بازدید، به شما پیشنهاد می دهیم از قسمت های مهم عکس برداری کنید تا مستندات گزارش را کامل تر تحویل دهید.
گزارش نویسی اداری درعملکرد (پیشرفت کار)
این دسته از گزارش نویسی معمولا به صورت ماهانه و برای اطلاع مدیران در مورد عملکرد هر کارمند نوشته می شود. هر اداره فرم گزارش عملکرد خود را دارد که مانند کارنامه ای که هر کارمند برای نشان دادن کیفیت کار خود می نویسد و وضعیت کل اداره را نمایش می دهد. هر چه قدر یک اداره در گزارش نویسی عملکرد جدی و سخت گیرانه عمل کند از نظم و پیشرفت بهتری برخوردار است. همچنین کارنان در تهیه گزارش های دیگر بهتر عمل خواهند کرد زیرا گزارش نویسی را به خوبی یاد گرفته اند. اگر شما هم از دسته مدیران یک اداره هستید می توانید با دادان پاداش و مرخصی، کارکنان با عملکرد بهتر را تشویق کنید.
جمع بندی
در هیچ صورت نظر و عقیده شخصی خود را وارد گزارش نویسی نکنید و کاملا بی طرف به نوشتن بپردازید. تنها در قسمت نتیجه گیری می توانید راه حل و پیشنهادات خود را مطرح کنید. همیشه دنبال سند و مدرک برای اثبات گزارش خود باشید تا هیچ وقت با مشکلی بر نخورید. در پایان هر نوع گزارش اداری از همکار خود بخواهید تا گزارش شما را بررسی کند و شما هم گزارش های همکار خود را بخوانید. این کار باعث می شود تا گزارش های بی نقض و حرفه ای تحویل دهید.