قطعاً وقتی برای اولین بار نام گزارش نویسی را شنیدید؛ تصور کردید که فقط در مکان های اداری و علمی، کارمند یا دانشجو برای مدیر یا استادش گزارش تهیه می کند. اما باید گفت بسیاری از افراد در هر زمینه کاری در حال گزارش نویسی هستند. در یک کلام گزارش نویسی همان نوشتن است اما باید نکات مهم را انتقال داده و کارآمد باشد. پس شما هم با رعایت کردن اصول گزارش نویسی گفته شده در زیر می توانید گزارشگر خوبی باشید.
در پایان این مطلب، اصول صحیح گزارش نویسی را خواهید آموخت. پس قدم به قدم با ما همراه باشید.
قدم اول: وسایل ضروری
قبل از هر اقدامی، می بایست تمام وسایل ضروری برای پیشبرد بهتر و سریع تر گزارش نویسی را تهیه کرد تا در حین کار، تمام حواستان جمع گزارش نویسی باشد. وسایلی نظیر، کاغذ و قلم مناسب، دستگاه صدا ضبط کن و همچنین در صورت نیاز، به همراه داشتن سوالات پرسش نامه و …
قدم دوم: مشخص کردن هدف
در گام بعدی باید، هدف و قصد شما از تهیه و نوشتن این گزارش کاملا مشخص شود. به زبان ساده می توان گفت دنبال رسیدن به چه اطلاعات یا اخباری هستید تا از ابتدای کار هدفمند پیش بروید.
قدم سوم: نکته برداری
این قسمت بسیار حائز اهمیت می باشد. هر آن چیزی که در این گزارش مهم است به صورت چکنویس تهیه کنید و بر روی آن تمرکز کنید تا در حین تهیه گزارش چیزی از قلم نیوفتد.
قدم چهارم: جمع آوری اطلاعات
اصلی ترین قسمت گزارش نویسی در همینجاست. تمام اطلاعات مهم و غیر مهم را جمع آوری کنید از جمله، تمام سوالات پرسش نامه یا مصاحبه و راه حل ها و… سپس آنها را بر اساس میزان اهمیت دسته بندی کنید.
قدم پنجم: نگارش صحیح
اکنون نوبت نوشتن گزارش شما می رسد. در این گام، شما بایستی برای خواندن و درک بهتر گزارش، تمام قواعد نگارش زبان فارسی و املای صحیح هر کلمه را بلد باشید. به این نکته توجه داشته باشید که گزارش شما باید به صورت تایپی نوشته شود.
قدم ششم: ساختار گزارش
هر کتاب، مقاله یا متنی دارای قسمت های مختلف است که گزارش نویسی هم ازین قاعده جدا نیست.
ساختار مقاله نویسی به صورت زیر است:
موضوع (عنوان): کوتاه و گیرا باشد.
فهرست: دسترسی راحت تری به خواننده بدهد.
مقدمه: یک اشاره کلی و مختصر در مورد همه آنچه که در گزارش نوشته شده است.
متن: مهمترین قسمت ساختار گزارش است. هرچه نظم، آراستگی و شفافیت متن شما بیشتر باشد برای خواننده مفید تر است. از گزافه گویی یا پرداختن به مسائل کم اهمیت خودداری کنید.
نتیجه گیری: در این قسمت باید نتیجه اصلی از گزارش نویسی و همچنین پیشنهاد ها و راه حل های خود را بنویسید. جدول ها و نمودار ها در قسمت نتیجه گیری رسم می شوند.
قدم هفتم: بررسی مجدد
در این گام به مرور دوباره گزارش خود بپردازید و توجه داشته باشید که تمام نکات بالا در متن شما رعایت شده است. سپس از فردی که می دانید در این زمینه اطلاعات کافی دارد؛ بخواهید که گزارش شما را بازبینی کند. خواندن چندین گزارش به شما کمک شایانی می کند که یک گزارش بی نقض بنویسید.
کلام آخر
نکات گفته شده در بالا در واقع یک توضیح کلی از اصول صحیح گزارش نویسی برای هر موضوع و مقطعی بود. در اولین گزارش نویسی خود توقع بالایی از ارائه یک گزارش با کیفیت نداشته باشید. قطعاً تجربه و زمان شما را تبدیل به یک گزارش نویس خوبی خواهد کرد. همچنین می توانید گزارش نویسی را به صورت فردی و برای کارهای روزمره خود انجام دهید تا بعد مدتی یک گزارش نویس همه فن حریفی شوید.